Werkkostenregeling voor werknemers

Vanaf 1 januari 2011 wordt de werkkostenregeling van kracht. Dit houdt in dat het huidige systeem van het vergoeden van onkosten aan werknemers op de schop gaat. Er is een overgangsperiode tot en met 31 december 2013 waarin een onderneming jaarlijks kan besluiten of de nieuwe werkkostenregeling wordt toegepast, of dat huidige regeling van kracht blijft. Vanaf 1 januari 2014 is de nieuwe werkkostenregeling verplicht gesteld. 

De hoofdreden voor de verandering is het verlagen van de administratieve lasten. Waar voorheen de onkostenvergoeding werd geadministreerd per werknemer, is er nu sprake van een vastlegging op het niveau van de totale onderneming. 

Inhoud werkkostenregeling

Door de werkkostenregeling vervallen de huidige regels voor de onkostenvergoeding aan werknemers. In plaats van de oude regeling komt een regeling waarbij de onkostenvergoedingen altijd worden belast, tenzij de werkgever deze kosten aanwijst als “werkkosten”. De werkkostenregeling bestaat uit drie onderdelen:

1. Zes aangewezen vrijstellingen voor bepaalde zakelijke kosten (reiskosten, tijdelijke verblijfskosten, cursussen, studie, extraterritoriale kosten, verhuizingen)
2. Niet vrijgestelde vergoedingen vallen onder de nieuwe regeling waarin maximaal 1,4% van de totale loonsom van een werkgever vrij mag worden verstrekt.
3. Wanneer een onkostenvergoeding niet is vrijgesteld en de 1,4% van de totale loonsom wordt overschreden dan wordt een eindheffing toegepast van 80% (ten laste van de werkgever).

Als adviseur zijn wij kritisch over de administratieve lastenverlichting die in onze ogen niet wordt bereikt. Ten eerste moeten er in de beginfase van de regeling talloze zaken worden aangepast. Daarnaast blijft het noodzakelijk om een administratie van de onkosten bij te houden, alleen al om vast te leggen welke werknemer een onkostenvergoeding krijgt en voor welke kosten, uit bedrijfseconomische redenen.

Bij een overschrijding van de 1,4% van de totale loonsom aan betaalde werkkosten aan werknemers wordt een eindheffing toegepast van 80% van de vergoeding. Dit maakt het een belangrijk onderwerp waar werkgevers rekening mee moeten houden.

Onzekerheden werkkostenregeling

Op dit moment bestaat er veel onzekerheid over de nieuwe regelgeving. Vanuit de diverse beroepsgroepen waarbij wij zijn aangesloten zijn vragen gesteld over de toepassing. Zo is er bijvoorbeeld sprake van een onderscheid in “intermediaire kosten” (kosten die de werknemer voor de werkgever betaald) en “werknemerskosten” (de kosten die een werknemer moet maken om zijn functie uit te oefenen). De intermediaire kosten mogen gewoon onbelast worden vergoed maar de werknemerskosten vallen onder de werkkostenregeling. U begrijpt dat dit discussies in de hand zal werken.

Voor onze klanten zijn wij aan het inventariseren wat de mogelijke implicaties zijn. Voor de meeste (en waarschijnlijk allemaal) zal het advies zijn de ontwikkelingen af te wachten en wellicht pas in 2012 de regeling toe te passen.

In een volgende weblog ga ik in op hoe u met de werkkostenregeling om moet gaan.

Indien u meer wilt weten over dit onderwerp, dan kunt u contact met mij opnemen.